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【シーン別】業務効率化に使えるツールをまとめてご紹介

ここ最近、ありがたい事に「YouTubeで紹介していたツール、便利ですね。使っています!」というコメントを多くいただきます。

自分もウェブのツールによって、捗っている業務があるので、それを他の方にも共有出来ていると思うと、非常に嬉しいです。

今回は、そんなウェブツールで、業務効率化に特化してご紹介していきます。

私が実際に使っているツールだけに絞りました。

顧客対応効率化ツール

以下、顧客対応を効率化するツールをまとめました。

【メール/チャット】単語登録・クリップボード管理ツール・スニペットツール

メール対応でもチャット対応でも、「この内容で前にも返信したよな、、、」とパターン化してきます。

その場合は、

  • お決まりの挨拶 → 単語登録
  • 他の対応からコピペ(必要箇所は編集) → クリップボード管理ツール
  • 定型文 → スニペットツール

で効率化しましょう。

詳しくは以下の記事で解説しています。

単語登録・クリップボード管理ツール・スニペットツールの解説を確認する

ChatWork(チャットワーク)

商品・サービスによっては、メール対応だと他のメールも混ざってしまい、煩雑になってしまいます。

また、有料のサービスでは、優先して近い距離間でサポートをしたいケースがあります。

その際に、ChatWork(チャットワーク)が便利です。

最近、使用している方が多いツールですが、改めてご紹介します。

特定のユーザーをグループチャットに入れて、質問管理が可能なので、オンラインサロンの交流にも使えます。

スマホからも返信できる為、かなり重宝しています。

詳しくは以下の記事で解説しています。

ChatWork(チャットワーク)について詳しく確認する

商品・サービスで利用したい方は運営方法を解説した以下の記事も確認してみて下さい。

チャットサポートの運用方法を確認する

WordPress(ブログ記事)

ブログ記事を質問への対応で使用する事が多いです。

ブログ記事は集客用以外にも用途があり、詳細を説明する際に活用できます。

また、最近、ウェブ界隈で質問に対してブログ記事で返すという光景をよく見かけます。

例えば、「ブログの始め方を教えて下さい。」に対して、「この記事で解説しています。」というやり取り。

この場合、長文で返信されるよりは、親切ですよね。

抽象的な質問は、特に長文になりがちですので、自分もタイピングする量が限りなく少なくなります。

ぜひ、ブログ記事に解説用という、もう1つの役割を意識しましょう。

すると、同じような質問は、記事で回答する事が出来ます。

WordPressの始め方は以下の記事をご確認下さい。

WordPressの始め方を確認する

ブログ記事の更新方法は以下の記事をご確認下さい。

ブログ記事更新の操作を確認する

動画録画(画面キャプチャ)

ブログ以外でも、質問に動画で返すというやり方もあります。

動画にしておくと、ブログ同様、「この動画を見て下さい。」で返信が可能です。

動画キャプチャソフトを使用する事で、操作を教える事ができます。

ちなみに、MacとWindowsでソフトが違います。

Macの場合は、以下の記事で解説している「QuickTimePlayer」になります。

QuickTimePlayerを確認する

Windowsの場合は、いくつか有名ソフトがありますが、ZOOMでも画面録画が可能です。

他、Windows10でなら、標準で画面キャプチャ動画を録れる機能があるそうです。

(私のPCはMacなので、Windows10の方はご自身で確認してみて下さい。)

情報整理効率化ツール

情報整理を効率化するツールをまとめてみました。

Pocket(ポケット)

このツールを使うことで、参考になった記事を保存しておく事が出来ます。

設定系の記事や、ツール紹介系の記事、コンテンツ作成に参考になりそうな記事を、一時的に保存出来るので、便利です。

こういった参考記事を、再度検索から探す作業は、場合によっては微かな記憶を頼りに探す為、意外と時間がかかります。

また、ブックマークしておくよりは、整理しやすいです。

Pocket(ポケット)の詳しい使い方については、以下の記事で解説しています。

Pocket(ポケット)の詳しい使い方を確認する

Trello(トレロ)

もはや、タスク管理ツールの定番です。

純粋に自分のタスク管理ツールにも使いますし、お客さんに作業工程を説明する際にも使っています。

自分の頭の中だけで、作業手順を思い描いていても、進まない事が多いので、可視化しましょう。

ちなみに、誰かに共有も可能です。

以下の記事で詳しく解説しています。

Trello(トレロ)の詳しい使い方を確認する

Googleスプレッドシート

これも、もはや定番ですね。

以下のような管理業務で使えます。

  • 顧客管理
  • コンテンツ管理
  • 作業工程管理
  • 各ウェブサービスのログイン情報管理…etc

Excel以上に使いやすく、情報が整理されるので、これはなくてはならないツールの1つです。

活用例は以下の記事をご確認下さい。

Googleスプレッドシートの活用例を確認する

ブログ記事作成の効率化ツール

ブログ記事作成を効率化するツールをまとめてみました。

ChatWork・Pocket(すでに前半で紹介済み)

こちらはすでに紹介済みなツールですね。

一見ブログとは関係なさそうなツールですが、私がコンテンツを作成する際に、この2つを使っています。

まず、ChatWorkですが、質問サポートをしている関係で、日常的に様々な質問がきます。

質問するということは、顕在化した悩みになりますので、現場でそれを知る良い機会になります。

主な活用の仕方は以下より。

  • ChatWorkで質問がくる
  • ある程度返信を入力する、参考記事を用意して教える(自社サイトで参考記事があればそれを、ない場合は他サイトで参考記事を案内)
  • 他サイトで参考記事があった場合、それをPocketに保存
  • ブログ記事執筆の際に参考にする為に活用(あくまで構成を参考にするという事。)

補足で質問内容には、もちろんしっかりと返信しますが、参考となるブログ記事も一緒に教える事が多いです。

SimilarWeb(シミラーウェブ)

SimilarWeb(シミラーウェブ)では、気になったサイトの情報を確認する事が出来ます。

データが正確という訳ではないので、あくまで参考までに確認します。

競合のサイトの主要キーワード(アクセスの柱になっているキーワード)がわかるので、面白いです。

詳しい使い方は以下の記事を確認してみて下さい。

SimilarWeb(シミラーウェブ)の使い方を確認する

スモールビジネスの
現場からは以上です.

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