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業務連絡をツールで効率化!実際に使ってみてオススメなツールを紹介

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スモールビジネス特化の学び舎 このは屋です。

「気づいたら顧客との連絡だけで、午前中の業務が終わってしまった、、、。」

こんなことありませんか?

もちろん、顧客対応は大切な業務です。

しかし、他にも集中して片付けないといけないタスクがある場合、そればかりに時間はかけてられません。

今回は、そんな顧客対応を効率化する方法を解説したいと思います。

では、内容に入ります。

目次

単語登録の活用

業務効率化の王道なので、皆さんもこの単語登録機能はご存知だと思います。

まだ活用していない方、ぜひ活用しましょう。

単語登録をする際に、登録したところで登録したことさえ忘れそうと、迷ったとしてもとりあえず登録しておいた方がいいです。

私は、メールアドレス、メール作成時に設定するBcc、ビジネスメールの決まり文句、HTMLのタグ….etcを片っ端から登録しています。

ちなみに、「Google 日本語入力」の登録機能を使うのをオススメします。

Google 日本語入力
Google 日本語入力 思いどおりの日本語入力。Google 日本語入力は、変換の煩わしさを感じさせない思いどおりの日本語入力を提供します。

文章によっては、タイピングの必要がなくなるので、タイピングが苦手な方にオススメ。

クリップボード管理ツールの利用

クリップボードとは、コピーしたテキストを記憶してくれる機能。

通常、この機能は1つのテキストしか、記憶してくれません。

しかし、これでは複数のテキストをコピー&ペーストする作業の場合、かなり不便です。

そんな時に便利なのが、クリップボード管理ツールです。

これで、複数のテキストをクリップボードに保存してくれるようになります。

私はMacなので、「ClipMenu」というアプリを使用しています。

他にも、「Clipy 」というアプリがあります。

あわせて読みたい
Clipy Clipboard extension app for macOS

とちらも同じように使うことが出来ます。

Windowsの場合は、「CopyQ」というツールがあります。

窓の杜
高機能な無償クリップボード管理ツール「CopyQ」 ~独自コマンドで自由に機能を拡張可能/Windows/Mac/Linu...  「CopyQ」は、高機能なクリップボード履歴の管理ツール。Windows/Mac/Linuxに対応するクロスプラットフォームアプリで、“GitHub”のプロジェクトページから無償でダウンロ...

「Windows クリップボード管理ツール」で検索をかけていただくと他にもツールがありますよ。

ツールは複数知っておくと、使えなくなった時に便利です。

スニペットツールの活用

スニペットツールとは、先程のクリップボード管理ツールの長文バージョンです。

クリップボード管理は、単語。スニペットツールは、定型文に向いているツールとなります。

私は、先程紹介した「ClipMenu」と「Clipy 」のアプリにも機能が搭載されているので、そちらを使用しています。

Windowsの場合は、「PhraseExpress」というツールが良さそうですね。

検索してみると、情報は多数あります。

編集後記

今回は「業務連絡をツールで効率化!実際に使ってみてオススメなツールを紹介」についてご紹介しました。

紹介した方法で、業務連絡を少しでも効率化できるようになっていただければ、幸いです。

そんな業務効率化でオススメな本は以下になります。

以下は、関連記事になります。

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