「気づいたら顧客との連絡だけで、午前中の業務が終わってしまった、、、。」
こんなことありませんか？
もちろん、顧客対応は大切な業務です。
しかし、他にも集中して片付けないといけないタスクがある場合、そればかりに時間はかけてられません。
今回は、そんな顧客対応を効率化する方法を解説したいと思います。
では、内容に入ります。
単語登録の活用
業務効率化の王道なので、皆さんもこの単語登録機能はご存知だと思います。
まだ活用していない方、ぜひ活用しましょう。
単語登録をする際に、登録したところで登録したことさえ忘れそうと、迷ったとしてもとりあえず登録しておいた方がいいです。
私は、メールアドレス、メール作成時に設定するBcc、ビジネスメールの決まり文句、HTMLのタグ….etcを片っ端から登録しています。
ちなみに、「Google 日本語入力」の登録機能を使うのをオススメします。
文章によっては、タイピングの必要がなくなるので、タイピングが苦手な方にオススメ。
クリップボード管理ツールの利用
クリップボードとは、コピーしたテキストを記憶してくれる機能。
通常、この機能は1つのテキストしか、記憶してくれません。
しかし、これでは複数のテキストをコピー＆ペーストする作業の場合、かなり不便です。
そんな時に便利なのが、クリップボード管理ツールです。
これで、複数のテキストをクリップボードに保存してくれるようになります。
私はMacなので、「ClipMenu」というアプリを使用しています。
他にも、「Clipy 」というアプリがあります。
とちらも同じように使うことが出来ます。
Windowsの場合は、「CopyQ」というツールがあります。
「Windows クリップボード管理ツール」で検索をかけていただくと他にもツールがありますよ。
ツールは複数知っておくと、使えなくなった時に便利です。
スニペットツールの活用
スニペットツールとは、先程のクリップボード管理ツールの長文バージョンです。
クリップボード管理は、単語。スニペットツールは、定型文に向いているツールとなります。
私は、先程紹介した「ClipMenu」と「Clipy 」のアプリにも機能が搭載されているので、そちらを使用しています。
Windowsの場合は、「PhraseExpress」というツールが良さそうですね。
検索してみると、情報は多数あります。
編集後記
今回は「業務連絡をツールで効率化！実際に使ってみてオススメなツールを紹介」についてご紹介しました。
紹介した方法で、業務連絡を少しでも効率化できるようになっていただければ、幸いです。
そんな業務効率化でオススメな本は以下になります。
以下は、関連記事になります。
