業務連絡をツールで効率化!おすすめなツールを紹介。

「気づいたら顧客との連絡だけで、午前中の業務が終わってしまった、、、。」

こんなことありませんか?

もちろん、顧客対応は大切な業務です。しかし、他にも集中して片付けないといけないタスクがある場合、焦りと罪悪感が半端ないのも事実。

今回は、そんな顧客対応を効率化する方法を解説したいと思います。

では、内容に入ります。

単語登録の活用

業務効率化の王道なので、皆さんもこの単語登録機能はご存知だと思います。

まだ活用していない方、ぜひ活用しましょう。

単語登録をする際に、登録したところで登録したことさえ忘れそうと、迷ったとしてもとりあえず登録しておいた方がいいです。

私は、メールアドレス、メール作成時に設定するBcc、ビジネスメールの決まり文句、HTMLのタグ….etcを片っ端から登録しています。

ちなみに、「Google 日本語入力」の登録機能を使うのをオススメします。

Google 日本語入力

単語登録機能は、以下をご参考に。

辞書登録を使いこなす(Google日本語入力編)〜仕事効率化でくらし充実!(作業編2)

文章によっては、タイピングの必要がなくなるので、タイピングが苦手な方にオススメ。

クリップボード管理ツールの利用

クリップボードとは、コピーしたテキストを記憶してくれる機能。

通常、この機能は1つのテキストしか、記憶してくれません。

しかし、これでは複数のテキストをコピー&ペーストする作業の場合、かなり不便です。

そんな時に便利なのが、クリップボード管理ツールです。

これで、複数のテキストをクリップボードに保存してくれるようになります。

私はMacなので、「ClipMenu」というアプリを使用しています。

他にも、「Clipy 」というアプリがあります。

とちらも同じように使うことが出来ます。

Windowsの場合は、「CopyQ」というツールがあります。

「Windows クリップボード管理ツール」で検索をかけていただくと他にもツールがありますよ。

ツールは複数知っておくと、使えなくなった時に便利です。

スニペットツールの活用

スニペットツールとは、先程のクリップボード管理ツールの長文バージョンです。

クリップボード管理は、単語。スニペットツールは、定型文に向いているツールとなります。

私は、先程紹介した「ClipMenu」と「Clipy 」のアプリにも機能が搭載されているので、そちらを使用しています。

Windowsの場合は、「PhraseExpress」というツールが良さそうですね。

魔法のような仕事効率化。ブログにも使えるWindows定型文ツール「PhraseExpress」の設定方法と使い方

編集後記

今回は「業務連絡をツールで効率化!おすすめなツールを紹介。」についてご紹介しました。

紹介した方法で、業務連絡を少しでも効率化できるようになっていただければ、幸いです。

そんな業務効率化でオススメな本は以下になります。

効率化オタクが実践する 光速パソコン仕事術

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