前回は、動画編集の単純作業を丸投げして作業時間を1/6に圧縮する「Vrew × CapCut」の連携をお伝えしました。
今回は実践編の第3弾として、制作系以上に「日々の業務の時短インパクト」が大きい【業務効率化 × AI】についてお届けします。
世の中では今、
- 「ChatGPTの神プロンプト〇選！」
- 「このプロンプトを入力するだけで稼げる！」
といった情報が溢れかえっています。
あなたも一度は、そうしたプロンプトを試してみたことがあるのではないでしょうか？
プロンプトを工夫しても、実務で使えない理由
しかし、実際に仕事で使ってみてこう感じたことはありませんか？
- 「教科書通りの当たり障りのない回答しか返ってこない…」
- 「自社の料金やルールと違う、見当違いな提案をされる…」
- 「平気で嘘（ハルシネーション）をつくから、結局自分で調べ直す羽目になる…」
なぜ、プロンプトをどんなに工夫しても、実務でそのまま使えないのでしょうか？
理由は明確です。
AIが【あなたの会社のこと（規約、料金、独自ルール）】を何も知らないからです。
どれだけ優秀な新入社員が入ってきても、自社のマニュアルや料金表を渡さなければ、お客様への対応なんてできるはずがありませんよね。
AIも全く同じです。
プロンプト以上に重要なのは、、、
AIに「自社ナレッジ」を持たせること
AIに「自社ナレッジ」を持たせることなのです。
そこで私たちが実務で強くおすすめしているのが、Googleが提供する無料ツール【NotebookLM（ノートブックLM）】です。
従来のChatGPTとNotebookLMの決定的な違いは、以下の3つにあります。
【嘘をつかない】
インターネット全体の適当な情報を拾ってくるのではなく、あなたがアップロードした「自社資料の中身だけ」を参照して回答します。
【根拠を明記してくれる】
回答の根拠となった資料のページや行数をワンクリックで提示してくれるため、内容の裏取りが一瞬で終わります。
【安全で無料】
Googleアカウントさえあれば完全無料で使え、入力した自社データがAIの学習に勝手に使われる心配もありません。
このNotebookLMに自社の資料を読み込ませておくだけで、あなたのビジネス専用の「最強の右腕アシスタント」が誕生します。
実務では、たとえばこんな使い方ができます。
NotebookLMの実践活用例
【活用例①：問い合わせ・見積対応の自動下書き】
「サービス利用規約」「料金表」「過去のFAQ」をあらかじめ投入しておきます。
そこへ、お客様から届いた問い合わせメールを貼り付け、「この規約と料金表に基づき、丁寧な返信メールの下書きを作って」と指示するだけ。
自社の正確な条件や料金が記載された返信文が、わずか3秒で完成します。
人間はそれをサッと目視確認して送信するだけです。
【活用例②：バラバラのメモからマニュアル・FAQを生成】
過去の商談メモ、日報、箇条書きの業務手順などをそのまま投入し、「これらを元に、新人スタッフ向けのマニュアルとFAQ集を作って」と指示。
何時間もかかるマニュアル作成が、1分で体系化されます。
【活用例③：過去コンテンツの資産化】
過去に書いたメルマガ50通分をアップロードし、「過去のトーンに合わせて、新テーマについてのブログ記事を書いて」と指示。
あなたらしい文体や思考を忠実に再現した高品質な記事が仕上がります。
年間の業務削減シミュレーション
◆ 従来のバックオフィス業務
- 問い合わせ確認・調査・返信：1日60分
- マニュアルや資料の作成：月10時間
日々の雑務に追われ、本来やるべき戦略や商品開発に集中できない…
◆ NotebookLM導入後
- 返信下書き生成＆確認：1日10分（50分削減！）
- マニュアル作成：月1時間（9時間削減！）
【年間で200時間以上の自由時間を創出！】
浮いた200時間があれば、新しい収益の柱となる商品を企画することも、家族や大切な人とゆっくり過ごすこともできます。
今回のセミナーの「第4章」では、この自社ナレッジを活用した業務効率化の手順と、絶対に守るべきセキュリティルール（個人情報の保護など）について、実際の画面を見せながら詳しく解説します。
『スモールビジネスの生成AI活用＆デジタルマーケティング』攻略セミナー（オンライン開催・Zoom）
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（※メルマガ読者様限定：通常9,980円 → 1,000円）
次回は実践編の最後として、「プレゼン資料とWebバナーを、白紙から作ってはいけない理由」をお届けします。
セミナーや講座のスライド作成、SNSや広告のバナー制作をプロ顔負けのクオリティで量産する裏ワザを公開しますので、どうぞお楽しみに！
