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文章の書き方|質問・回答・確認…etcをわかりやすくする工夫

今回は、「文章をわかりやすくするコツ」を解説します。

商売では文章を使ってのコミュニケーションは必須ですね。

メールやチャットで、文章を通したコミュニケーションは、多くの場面で行われています。

質問をする時もあれば、質問に答えたり。

他にも、何かを説明する際の報告であったり、確認であったり、それが日常の方も多いはずです。

そんな中で、少しでも物事を伝えやすくするコツをツールに依存しないやり方で解説します。

まずは前提の話から。

専門用語はいれない(前提)

自身の業界の専門用語を言われても、他の業界の人は基本的にわかりません。

簡易的にして、他の業界の人にもわかるようにするべきです。

以前あったのが、不動産業界のとあるシステムについての質問です。

業界内では当たり前かもしれないですが、専門的すぎて検索しても情報は確認できませんでした。

まず、そもそもシステムがどういったものなのかの概要を、簡易的にして説明しましょう。

また、同業者はどうやって使っているのか、こちらが教えているシステムとどういった組み合わせができるのか?

こういった具体的なところまで説明してくれないと、物事が進まないです。

(そもそもそれを説明するリテラシーがないってのはおいといて。)

結論・内容・理由・具体例…etcをきちんと書く(前提)

基本的な文章ができていない人が意外と多いです。

「●●を実践したいです。実践する手順を教えてください。」

例えば、こういったざっくりとした質問がきた事があります。

これだと、欲しい情報を、相手から引き出す事が難しいですよ。

  • 結論
  • 内容
  • 理由
  • 具体例…etc

といった風に、きちんと整理して伝えるべきです。

例えば、WordPressの操作を例にすると、以下のような感じ。


【結論】
・WordPressのメニューの設定が反映されません。

【内容】
・管理画面>メニューをクリックした先の画面から設定しています。
・設定している項目は固定ページです。メニューに追加し、保存ボタンをクリックしています。

【具体例】
・設定を参考にしたブログ記事を教える。
・実際の画面をキャプチャーして送る。…etc

(この場合、簡単な質問なので【理由】は不要。ケースに応じてカスタマイズする。)


こういった風に整理されていると、実際に試した操作などがわかり、アドバイスもしやすくなります。

これは簡単な質問なので、わざわざ【結論】【内容】【具体例】といった事はなくても大丈夫ですが、少し込み入った質問をする時は情報が整理され、わかりやすいです。

これらを前提として、次は見出しをつけるです。

見出しをつける(文章のコツ)

先ほどの例文での、【結論】【内容】【具体例】が見出しにあたります。

【】でなくても■や<>でも見出しであることがわかれば、なんでも結構です。

ちなみに、こういった記号を使うと情報を整理されるので、文章をわかりやすくする補助になります。

これは込み入ったことを質問する時にとても便利です。

先ほどの例文はWordPressの基本的な操作なので、わざわざ見出しをつける必要はない訳です。

伝える順番がきちんとしていれば、十分伝わります。

しかし、ウェブ集客の実践方法について、アドバイスしてください。

このようにこみいった質問をする際は、わかりやすく内容を整理する必要があります。

例えば、以下のような感じ。


私はウェブデザイナーです。

ウェブ集客を実践したいと思っていますが、現状上手くいっていません。

アドバイスをいただけると幸いです。(→ここは結論。わざわざ【】する必要なし。)

===============(→区切り線があるとわかりやすい)

【実践している内容】
・SNS(Facebook、Twitter、note)
→アカウントだけ登録しています。投稿は時々。
→URLも記載。
・サイト(WordPress)
→最低限の情報(会社概要、商品・サービスの紹介ページ…etc)は更新しています。しかし、ブログは取り組めていません。
→URLも記載。

【取り組めていないこと】
・メルマガ
・ブログ
・広告
・ランディングページ作成

【上手くいっていないと感じる理由】
・SNSもちゃんとした投稿方法がわからない
・ブログも正しい書き方がわからない
・販売までの導線がつながっていない

【参考にしたいサイト・SNSアカウント】
・URLを記載

===============(→区切り線があるとわかりやすい)


例文なので、かなりざっくりとしていますが、こういった風に整理されていると、わかりやすいですね。

後は、やり取りや相談内容に応じて、カスタマイズしていください。

相手の状況がわかり、質問に答える側も答えやすくなります。

質問者の現状が把握しやすいからです。

相手に伝わりやすくなるだけでなく、自分自身もきっと情報が整理されるはずです。

ブログと同じで見出しをつけると文章が整理されます。

箇条書きを使う(文章のコツ)

これもブログと同じです。

少し複雑な事柄を説明する際は、箇条書きを活用しましょう。

主に、順番を説明する際、複数の事柄を整理して伝える際に使えます。

もちろん、内容に違和感のある使い方や、使いすぎはNGです。

他にも、違和感のある使い方も避けた方がいいです。

例えば、抽象的な情報で箇条書きをして、その中でいきなり具体的な情報があったら違和感がありますよね。

感覚なので、慣れも必要ですが、人になにかを伝えたい時はとても便利です。

「=」「-」で区切り線を入れる(文章のコツ)

先ほどの例文のように、区切り線を入れるとわかりやすくなります。

「=」や「-」かは、おまかせします。

ここに正解はないので、区切っているということが伝わればいいです。

そして、適切な位置にいれるように意識しましょう。

適切な改行をいれる(文章のコツ)

改行が少なすぎると、見づらい文章になります。

極端に改行が少ない文章を送ってくる人が多いです。

適度に改行を入れることを意識しましょう。

句読点の度に改行をいれてください。

1文章を短くする(文章のコツ)

これは、改行の話と関連するのですが、1文が長い人が多いです。

文章が長いと、改行もおのずと少なくなります。

そして、これも読みづらいです。

読みづらいということは、伝わりづらいです。

とりあえず句読点を連発して、文章をつなげるのはやめましょう。

感覚的には、2行以上(改行なしで)になったら、文章を区切って短くした方がいいです。

文章は適度に区切り、短くしましょう。

引用を使う(文章のコツ)

引用を使わない人、結構多いです。

文章が苦手な方でも、やり取りをわかりやすくするのでおすすめです。

ChatWorkやSlackといったツールでは、簡単な操作でできることです。

操作がわからないという場合は、検索して確認してみてください。

また、メールでも

> 引用したいテキスト

で、この文章を引用しています。

と、示すことができます。

簡単な操作、またはコピペでできることなので、やりましょう。

参考にしたいものを送る(余談)

参考にしたいサイトのURLや画像、動画を送ると伝えやすくなります。

文章以外の媒体にも頼っていきましょう。

感覚的には、美容室にいく時に髪型のイメージを伝える、雑誌の切り抜きや画像を保存していった経験ありますよね?

そんな感覚です。

まとめると、、、

今回は文章をわかりやすくするコツについて解説しましたが、何かに似ていると思いませんでしたか?

すでに実践している方なら、お気づきかもしれないですが、ブログ記事やメルマガといったウェブ上での情報発信と同じです。

文章をわかりやすくするのは、文章をデザイン(見た目を整える)ような感覚です。

わかりやすい文書を書くことは、自分が得をすることなので、今回の内容を自分なりに実践してみてください。

インフォグラフィック

インフォグラフィック

スモールビジネスの
現場からは以上です.

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