今回は、「文章をわかりやすくするコツ」を解説します。
商売では文章を使ってのコミュニケーションは必須ですね。
メールやチャットで、文章を通したコミュニケーションは、多くの場面で行われています。
質問をする時もあれば、質問に答えたり等。
他にも、何かを説明する際の報告であったり、確認であったり、それが日常の方も多いはずです。
そんな中で、
- わかりづらいやり取りをされた場合、
- 雑な文章で返された場合、
さらに詳細の確認でスムーズにいかないと効率が落ちてしまいますね。
（相手に不信感すら覚えることもあります。）
そこで、少しでも物事を伝えやすくするコツをツールに依存しないやり方で解説します。
今回の内容は、メールやチャットなどで物事を確認したり、疑問点を質問したりする文章に焦点をあてています。
前提のお話
もしかしたら、テキストコミュニケーションが苦手な方も多いと思います。
しかしながら、最初に伝えておきたいのが・・・
それだとめちゃくちゃ損をするということ。
具体的には、それだとやり取りが何ラリーも重なり、時間がかかる。
または、なにも欲しい情報が得られない。
といったことがあります。
一時が万事という言葉があるとおり、
テキストコミュニケーションができないと、
ウェブ集客では至る要素で文章が用意していく為、上手くいきようがないと考えています。
実際に、テキストコミュニケーションが円滑な方ほど、上手くいっている印象があります。
結論・内容・理由・具体例…etcをきちんと書く（前提）
基本的な文章ができていない人が意外と多いです。
「●●を実践したいです。実践する手順を教えてください。」
例えば、こういったざっくりとした質問がきた事があります。
これだと、欲しい情報を、回答者から引き出す事が難しいですよ。
- 結論
- 内容
- 理由
- 具体例…etc
といった風に、きちんと整理して伝えるべきです。
例えば、WordPressの操作を例にすると、以下のような感じ。
――――――――――――――
【結論】
・WordPressのメニューの設定が反映されません。
【内容】
・管理画面>メニューをクリックした先の画面から設定しています。
・設定している項目は固定ページです。メニューに追加し、保存ボタンをクリックしています。
【具体例】
・設定を参考にしたブログ記事を教える。
・実際の画面をキャプチャーして送る。…etc
（この場合、簡単な質問なので【理由】は不要。ケースに応じてカスタマイズする。）
――――――――――――――
こういった風に整理されていると、実際に試した操作などがわかり、アドバイスもしやすくなります。
あとは、これを文章化するだけ。
例では、解説用なので簡単な質問ですが、もう少し込み入った質問をする時は情報が整理され、わかりやすいです。
これらを前提として、次は見出しをつけるです。
見出しをつける（文章のコツ）
先ほどの例文での、【結論】【内容】【具体例】が見出しにあたります。
【】でなくても■や<>でも見出しであることがわかれば、なんでも結構です。
ちなみに、こういった記号を使うと情報を整理されるので、文章をわかりやすくする補助になります。
これは込み入ったことを質問する時にとても便利です。
先ほどの例文はWordPressの基本的な操作なので、わざわざ見出しをつける必要はない訳です。
伝える順番がきちんとしていれば、十分伝わります。
しかし、ウェブ集客の実践方法について、アドバイスしてください。
このようにこみいった質問をする際は、わかりやすく内容を整理する必要があります。
例えば、以下のような感じ。
私はウェブデザイナーです。
ウェブ集客を実践したいと思っていますが、現状上手くいっていません。
アドバイスをいただけると幸いです。（→ここは結論。わざわざ【】にする必要なし。）
===============（→区切り線があるとわかりやすい）
【実践している内容】
・SNS（Facebook、Twitter、note）
→アカウントだけ登録しています。投稿は時々。
→URLも記載。
・サイト（WordPress）
→最低限の情報（会社概要、商品・サービスの紹介ページ…etc）は更新しています。しかし、ブログは取り組めていません。
→URLも記載。
【取り組めていないこと】
・メルマガ
・ブログ
・広告
・ランディングページ作成
【上手くいっていないと感じる理由】
・SNSもちゃんとした投稿方法がわからない
・ブログも正しい書き方がわからない
・販売までの導線がつながっていない
【参考にしたいサイト・SNSアカウント】
・URLを記載
===============（→区切り線があるとわかりやすい）
例文なので、かなりざっくりとしていますが、こういった風に整理されていると、わかりやすいですね。
後は、やり取りや相談内容に応じて、カスタマイズしてください。
相手の状況がわかり、質問に答える側も答えやすくなります。
質問者の現状が把握しやすいからです。
相手に伝わりやすくなるだけでなく、自分自身もきっと情報が整理されるはずです。
ブログと同じで見出しをつけると文章が整理されます。
箇条書きを使う（文章のコツ）
これもブログと同じです。
少し複雑な事柄を説明する際は、箇条書きを活用しましょう。
主に、順番を説明する際、複数の事柄を整理して伝える際に使えます。
もちろん、内容に違和感のある使い方や、使いすぎはNGです。
他にも、違和感のある使い方も避けた方がいいです。
例えば、抽象的な情報で箇条書きをして、その中でいきなり具体的な情報があったら違和感がありますよね。
感覚なので、慣れも必要ですが、人になにかを伝えたい時はとても便利です。
「=」「-」で区切り線を入れる（文章のコツ）
先ほどの例文のように、区切り線を入れるとわかりやすくなります。
「=」や「-」かは、おまかせします。
ここに正解はないので、区切っているということが伝わればいいです。
そして、適切な位置にいれるように意識しましょう。
適切な改行をいれる（文章のコツ）
改行が少なすぎると、見づらい文章になります。
極端に改行が少ない文章を送ってくる人が多いです。
適度に改行を入れることを意識しましょう。
句読点の度に改行をいれてください。
1文章を短くする（文章のコツ）
これは、改行の話と関連するのですが、1文が長い人が多いです。
文章が長いと、改行もおのずと少なくなります。
そして、これも読みづらいです。
読みづらいということは、伝わりづらいです。
とりあえず句読点を連発して、文章をつなげるのはやめましょう。
感覚的には、2行以上（改行なしで）になったら、文章を区切って短くした方がいいです。
文章は適度に区切り、短くしましょう。
引用を使う（文章のコツ）
引用を使わない人、結構多いです。
文章が苦手な方でも、やり取りをわかりやすくするのでおすすめです。
ChatWorkやSlackといったツールでは、簡単な操作でできることです。
操作がわからないという場合は、検索して確認してみてください。
また、メールでも
> 引用したいテキスト
で、この文章を引用しています。
と、示すことができます。
簡単な操作、またはコピペでできることなので、やりましょう。
参考にしたいものを送る（あるとより伝わる）
参考にしたいサイトのURLや画像、動画を送ると伝えやすくなります。
文章以外の媒体にも頼っていきましょう。
感覚的には、美容室にいく時に髪型のイメージを伝える、雑誌の切り抜きや画像を保存していった経験ありますよね？
そんな感覚です。
まとめると、、、
今回は文章をわかりやすくするコツについて解説しましたが、何かに似ていると思いませんでしたか？
すでに実践している方なら、お気づきかもしれないですが、ブログ記事やメルマガといったウェブ上での情報発信と同じです。
文章をわかりやすくするのは、文章をデザイン（見た目を整える）ような感覚です。
わかりやすい文書を書くことは、自分が得をすることなので、今回の内容を自分なりに実践してみてください。
よくある質問（FAQ）
結論・内容・理由・具体例の4つを、毎回すべて書かなければいけませんか？
必ずしも4つ全部を書く必要はありません。質問の複雑さや内容に合わせて、必要な項目だけを選びましょう。シンプルな質問であれば、結論と内容だけで十分伝わることもあります。大切なのは「相手が理解しやすいか」という視点です。
見出しに使う記号は、【】でないといけませんか？
いいえ、記号の種類は問いません。■や＜＞など、見出しとして区別できれば何でも大丈夫です。普段使い慣れているもの、相手が読みやすいものを選んでください。
箇条書きは、どんな場面で使うと効果的ですか？
主に2つの場面で効果的です。1つ目は、手順など「順番がある情報」を説明するとき。2つ目は、複数の事柄をまとめて伝えたいときです。ただし、使いすぎや内容に合わない使い方は避けましょう。
区切り線は、「=」と「-」のどちらを使うべきですか？
どちらでも構いません。重要なのは「区切りであること」が相手に伝わることです。使い慣れている方を選べば問題ありません。
適切な改行の目安はありますか？
句読点のたびに改行を入れることを意識しましょう。また、1文が2行以上になる場合は、文を短く区切ることをおすすめします。改行が少ない文章は読みづらく、伝わりにくくなります。
引用はどのように使えばいいですか？
相手の文章を引用することで、「どの部分への返信か」が明確になります。ChatWorkやSlackなどのツールでは、簡単な操作で引用できます。メールの場合は「>（大なり記号）」を文頭につけることで引用として表示されます。文章が苦手な方でも、引用を使うだけでやり取りが格段にわかりやすくなります。
参考サイトや画像を送ることは、失礼になりませんか？
むしろ積極的に活用することをおすすめします。言葉だけで伝えにくいイメージは、URLや画像で補うのが効果的です。相手への配慮という意味でも、具体的な資料を添えることは親切な行為です。
これらの文章のコツは、メール以外でも使えますか？
はい、幅広い場面で活用できます。チャット、報告書、ブログ記事、メルマガなど、文章を使うあらゆる場面に応用できます。文章をわかりやすくする技術は、媒体を問わず共通しています。
文章を整理すると、自分にもメリットがありますか？
大きなメリットがあります。情報を整理して書くことで、自分自身の考えも整理されます。「何を質問したかったのか」が明確になり、必要な情報を引き出しやすくなります。わかりやすい文章を書くことは、相手のためだけでなく、自分のためにもなるのです。
