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質問をわかりやすくし、疑問点の解消を円滑にする工夫【文章の書き方】

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スモールビジネス特化の学び舎 このは屋です。

今回は、「文章をわかりやすくするコツ」を解説します。

商売では文章を使ってのコミュニケーションは必須ですね。

メールやチャットで、文章を通したコミュニケーションは、多くの場面で行われています。

質問をする時もあれば、質問に答えたり等。

他にも、何かを説明する際の報告であったり、確認であったり、それが日常の方も多いはずです。

そんな中で、

  • わかりづらいやり取りをされた場合、
  • 雑な文章で返された場合、

さらに詳細の確認でスムーズにいかないと効率が落ちてしまいますね。
(相手に不信感すら覚えることもあります。)

そこで、少しでも物事を伝えやすくするコツをツールに依存しないやり方で解説します。

今回の内容は、メールやチャットなどで物事を確認したり、疑問点を質問したりする文章に焦点をあてています。

目次

結論・内容・理由・具体例…etcをきちんと書く(前提)

基本的な文章ができていない人が意外と多いです。

「●●を実践したいです。実践する手順を教えてください。」

例えば、こういったざっくりとした質問がきた事があります。

これだと、欲しい情報を、回答者から引き出す事が難しいですよ。

  • 結論
  • 内容
  • 理由
  • 具体例…etc

といった風に、きちんと整理して伝えるべきです。

例えば、WordPressの操作を例にすると、以下のような感じ。

――――――――――――――

【結論】
・WordPressのメニューの設定が反映されません。

【内容】
・管理画面>メニューをクリックした先の画面から設定しています。
・設定している項目は固定ページです。メニューに追加し、保存ボタンをクリックしています。

【具体例】
・設定を参考にしたブログ記事を教える。
・実際の画面をキャプチャーして送る。…etc

(この場合、簡単な質問なので【理由】は不要。ケースに応じてカスタマイズする。)

――――――――――――――

こういった風に整理されていると、実際に試した操作などがわかり、アドバイスもしやすくなります。

あとは、これを文章化するだけ。

例では、解説用なので簡単な質問ですが、もう少し込み入った質問をする時は情報が整理され、わかりやすいです。

これらを前提として、次は見出しをつけるです。

見出しをつける(文章のコツ)

先ほどの例文での、【結論】【内容】【具体例】が見出しにあたります。

【】でなくても■や<>でも見出しであることがわかれば、なんでも結構です。

ちなみに、こういった記号を使うと情報を整理されるので、文章をわかりやすくする補助になります。

これは込み入ったことを質問する時にとても便利です。

先ほどの例文はWordPressの基本的な操作なので、わざわざ見出しをつける必要はない訳です。

伝える順番がきちんとしていれば、十分伝わります。

しかし、ウェブ集客の実践方法について、アドバイスしてください。

このようにこみいった質問をする際は、わかりやすく内容を整理する必要があります。

例えば、以下のような感じ。

私はウェブデザイナーです。

ウェブ集客を実践したいと思っていますが、現状上手くいっていません。

アドバイスをいただけると幸いです。(→ここは結論。わざわざ【】にする必要なし。)

===============(→区切り線があるとわかりやすい)

【実践している内容】
・SNS(Facebook、Twitter、note)
→アカウントだけ登録しています。投稿は時々。
→URLも記載。
・サイト(WordPress)
→最低限の情報(会社概要、商品・サービスの紹介ページ…etc)は更新しています。しかし、ブログは取り組めていません。
→URLも記載。

【取り組めていないこと】
・メルマガ
・ブログ
・広告
・ランディングページ作成

【上手くいっていないと感じる理由】
・SNSもちゃんとした投稿方法がわからない
・ブログも正しい書き方がわからない
・販売までの導線がつながっていない

【参考にしたいサイト・SNSアカウント】
・URLを記載

===============(→区切り線があるとわかりやすい)

例文なので、かなりざっくりとしていますが、こういった風に整理されていると、わかりやすいですね。

後は、やり取りや相談内容に応じて、カスタマイズしてください。

相手の状況がわかり、質問に答える側も答えやすくなります。

質問者の現状が把握しやすいからです。

相手に伝わりやすくなるだけでなく、自分自身もきっと情報が整理されるはずです。

ブログと同じで見出しをつけると文章が整理されます。

箇条書きを使う(文章のコツ)

これもブログと同じです。

少し複雑な事柄を説明する際は、箇条書きを活用しましょう。

主に、順番を説明する際、複数の事柄を整理して伝える際に使えます。

もちろん、内容に違和感のある使い方や、使いすぎはNGです。

他にも、違和感のある使い方も避けた方がいいです。

例えば、抽象的な情報で箇条書きをして、その中でいきなり具体的な情報があったら違和感がありますよね。

感覚なので、慣れも必要ですが、人になにかを伝えたい時はとても便利です。

「=」「-」で区切り線を入れる(文章のコツ)

先ほどの例文のように、区切り線を入れるとわかりやすくなります。

「=」や「-」かは、おまかせします。

ここに正解はないので、区切っているということが伝わればいいです。

そして、適切な位置にいれるように意識しましょう。

適切な改行をいれる(文章のコツ)

改行が少なすぎると、見づらい文章になります。

極端に改行が少ない文章を送ってくる人が多いです。

適度に改行を入れることを意識しましょう。

句読点の度に改行をいれてください。

1文章を短くする(文章のコツ)

これは、改行の話と関連するのですが、1文が長い人が多いです。

文章が長いと、改行もおのずと少なくなります。

そして、これも読みづらいです。

読みづらいということは、伝わりづらいです。

とりあえず句読点を連発して、文章をつなげるのはやめましょう。

感覚的には、2行以上(改行なしで)になったら、文章を区切って短くした方がいいです。

文章は適度に区切り、短くしましょう。

引用を使う(文章のコツ)

引用を使わない人、結構多いです。

文章が苦手な方でも、やり取りをわかりやすくするのでおすすめです。

ChatWorkやSlackといったツールでは、簡単な操作でできることです。

操作がわからないという場合は、検索して確認してみてください。

また、メールでも

> 引用したいテキスト

で、この文章を引用しています。

と、示すことができます。

簡単な操作、またはコピペでできることなので、やりましょう。

参考にしたいものを送る(あるとより伝わる)

参考にしたいサイトのURLや画像、動画を送ると伝えやすくなります。

文章以外の媒体にも頼っていきましょう。

感覚的には、美容室にいく時に髪型のイメージを伝える、雑誌の切り抜きや画像を保存していった経験ありますよね?

そんな感覚です。

まとめると、、、

今回は文章をわかりやすくするコツについて解説しましたが、何かに似ていると思いませんでしたか?

すでに実践している方なら、お気づきかもしれないですが、ブログ記事やメルマガといったウェブ上での情報発信と同じです。

文章をわかりやすくするのは、文章をデザイン(見た目を整える)ような感覚です。

わかりやすい文書を書くことは、自分が得をすることなので、今回の内容を自分なりに実践してみてください。

ハッシュタグ

#このは屋 #スモールビジネス特化の学び舎 #鼻歌まじりの商売
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